Skąd biorą się problemy z rozliczeniem prowizji
Sam program partnerski uruchamia się w jeden dzień. Kłopoty zaczynają się po pierwszym pełnym miesiącu, kiedy trzeba komuś zapłacić. Zamówienia przychodzą z różnych źródeł, część wraca, część partnerów używa kuponu, a część linku, a każdy z nich pyta, ile dokładnie mu się należy i kiedy dostanie pieniądze.
Najczęstszy błąd to rozliczanie prowizji od zamówień, które jeszcze mogą zostać zwrócone. Potem trzeba odzyskiwać wypłaconą kwotę od partnera, a to psuje relację szybciej niż niska stawka.
Kiedy zatwierdzać prowizję
Zatwierdzaj dopiero po upływie okna zwrotów. Dla sklepu z ustawowym prawem odstąpienia od umowy do 14 dni praktyczne okno to zwykle 30 dni od dostawy, żeby objąć też zwroty zgłoszone na końcu terminu. Sprzedaż przez ten czas jest oczekująca, a po nim staje się zatwierdzona i trafia do wypłaty.
Jeśli zamówienie wróci w oknie, prowizja przechodzi w odrzuconą. Dobrze jest, gdy robi to system z danych sklepu, bo ręczne pilnowanie statusów zamówień przy większym ruchu zawsze coś pomija. Jak to wygląda przy WooCommerce i Shopify, opisaliśmy na stronie program partnerski WooCommerce i Shopify.
Jak partner dostaje wynagrodzenie, trzy typowe modele
| Partner jest | Co przekazuje Tobie | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|
| Firmą lub działalnością gospodarczą | Fakturę za usługę pośrednictwa lub reklamy | Faktura musi się zgadzać z zestawieniem, a ona trafia do kosztów sklepu |
| Osobą prywatną bez działalności | Rachunek lub umowa cywilnoprawna | Podatek i ewentualne składki zależą od rodzaju umowy, ustal to z księgową |
| Klientem polecającym | Zwykle nic, dostaje kod lub kredyt w sklepie | Rabat lub bon to inny mechanizm niż wypłata pieniędzy, opisz go w regulaminie |
Co wpisać w regulamin programu
- Stawkę prowizji i podstawę naliczania, na przykład od kwoty netto po rabatach, bez kosztów dostawy.
- Okno zwrotów i moment zatwierdzenia prowizji.
- Minimalną kwotę wypłaty, żeby nie robić przelewów po 12 zł.
- Termin wypłaty, na przykład do 15. dnia miesiąca po zatwierdzeniu.
- Dokument, który partner ma dostarczyć przed wypłatą: faktura, rachunek albo oświadczenie.
- Sytuacje, w których prowizja nie przysługuje: samozakup, zamówienia testowe, zwroty, naruszenie zasad promocji.
Faktury od partnerów i KSeF
Partnerzy prowadzący działalność wystawiają Ci faktury za swoją usługę, a obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje podatników VAT w terminach wynikających z przepisów. Jeśli otrzymujesz dziesięć faktur miesięcznie, możesz je przeglądać ręcznie. Przy kilkudziesięciu warto mieć jedno zestawienie, do którego dopasujesz każdą fakturę, żeby nie zapłacić tej samej prowizji dwa razy.
Szczegóły podatkowe, na przykład stawka VAT od usług partnera zagranicznego albo traktowanie osób prywatnych, zawsze potwierdź u swojej księgowej. W tym tekście opisujemy proces, a nie doradzamy podatkowo.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
- Masz więcej niż kilkunastu aktywnych partnerów i każdy ma inną stawkę.
- Część zamówień wraca po zatwierdzeniu i trzeba robić korekty w kolejnym miesiącu.
- Partnerzy pytają o stan prowizji i odpisujesz na każdego maila ręcznie.
- Prowizję liczysz od zamówień z dwóch kanałów, na przykład WooCommerce i Shopify.
- Księgowa prosi o zestawienie z numerami zamówień, a Ty musisz je składać z kilku plików.
Jak wygląda rozliczenie w Partnerce
Każda sprzedaż w panelu ma status: oczekująca, zatwierdzona, odrzucona albo wypłacona. Zwrot, anulowanie i nieudana płatność odrzucają prowizję, o ile nie została jeszcze wypłacona. Po oknie zwrotów zatwierdzasz prowizje, a wypłaty trafiają do zestawienia w złotych, które możesz przekazać księgowej. Partner widzi własne sprzedaże i saldo w swoim panelu, więc nie pyta o nie mailem.
Cennik zaczyna się od 125 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, a integrację ze sklepem znajdziesz w planie Wzrost. Pełne zestawienie planów jest na stronie cennik programu partnerskiego.
Przykład rachunku dla jednego partnera
Sklep ma prowizję 10 procent od kwoty netto. Partner przyprowadził w miesiącu 40 zamówień na łącznie 12 000 zł netto, a 3 zamówienia na 900 zł wróciły w oknie zwrotów. Podstawa to 11 100 zł, więc prowizja do wypłaty wynosi 1 110 zł netto. Partner dostaje zestawienie z numerami 37 zamówień i wystawia fakturę na tę kwotę. Gdyby sklep rozliczył prowizję przed upływem okna, wypłaciłby 1 200 zł i musiałby odzyskać 90 zł.
Zanim wybierzesz system do rozliczeń
Sprawdź trzy rzeczy. Czy system odrzuca prowizję przy zwrocie sam, czy ręcznie. Czy partner ma własny panel ze stanem sprzedaży. Czy zestawienie wypłat da się wyeksportować dla księgowej. Jeśli odpowiedź na którąś brzmi nie, rozliczenia wrócą do arkusza po kilku miesiącach.
Zagraniczne narzędzia rozliczają się zwykle w dolarach i nie mają polskiej faktury, co porównujemy w tekście Rewardful alternatywa. Gdy prowadzisz sklep i do tego wystawiasz faktury klientom, warto mieć do tego osobny program do fakturowania z KSeF, żeby prowizje partnerów nie mieszały się ze sprzedażą.
Co dalej
Jeśli dopiero ustalasz stawki, zacznij od prowizji w programie partnerskim, a potem skonfiguruj program na stronie program partnerski dla sklepu internetowego.